Kim jest sygnalista?
Sygnalistą jest osoba zgłaszająca lub ujawniająca publicznie informację o naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą. Pamiętaj, że wobec sygnalisty nie mogą być podejmowane działania odwetowe ani próby lub groźby ich zastosowania.
W jaki sposób mogę zgłosić naruszenie prawa?
Jeśli dowiedziałaś/-eś się o naruszeniu prawa przed nawiązaniem stosunku pracy (lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług) bądź po jego ustaniu, skorzystaj z dedykowanego formularza zgłoszenia zamieszczonego na stronie internetowej spółki
https://www.hoistfinance.pl/whistleblowing
Czy mogę dokonać zgłoszenia anonimowo i co to dla mnie oznacza?
Tak, zgłoszenia można dokonać z zachowaniem anonimowości. W tym celu w formularzu należy wybrać anonimową formę zgłoszenia. Dokonując anonimowego zgłoszenia masz gwarancję, że nie będziemy wymagać od Ciebie podania Twoich danych w trakcie i po przeprowadzeniu postępowania wyjaśniającego w sprawie dokonanego zgłoszenia.
Jak należy postępować w sytuacji, gdy nie mam pewności, czy moje zgłoszenie dotyczy naruszenia prawa?
W przypadku dokonania zgłoszenia, którego przedmiot nie będzie dotyczył niezgodnych z prawem działań lub zaniechań wskazanych w ustawie o ochronie sygnalistów, nie otrzymasz statusu sygnalisty i wynikającej z niego ochrony. Nie oznacza to jednak, że nie podejmiemy działań zmierzających do wyjaśnienia Twojego zgłoszenia.
Oceny, czy przedmiot zgłoszenia mieści się we wskazanym wyżej zakresie, dokonuje osoba przyjmująca zgłoszenie.
Czy muszę podać swoje dane kontaktowe?
Podanie Twoich danych kontaktowych nie jest obowiązkowe. Pamiętaj jednak, że jeżeli nie będziemy posiadali Twoich danych kontaktowych, to nie będziemy mogli np. poinformować Cię o przyjęciu zgłoszenia czy udzielić odpowiedzi na Twoje zgłoszenie. Brak danych kontaktowych może również utrudnić prawidłowe przeprowadzenie postepowania wyjaśniającego.
Podanie danych kontaktowych znacząco usprawni komunikację w przedmiocie dokonanego przez Ciebie zgłoszenia.
Jakie informacje powinny zostać ujęte w zgłoszeniu?
Dokonując zgłoszenia, pamiętaj aby w jego treści wskazać co najmniej:
- opis i przebieg zdarzenia,
- dane osoby/ podmiotu, których dotyczy opisywane zdarzenie,
- kontekst wystąpienia zdarzenia (czas, miejsce, ooliczności, ew. świadkowie),
- inne istotne informacje, które mogą pomóc w trakcie postępowania wyjaśniającego.
Do kogo trafi moje zgłoszenie?
Twoje zgłoszenie trafi do wybranej przez Ciebie w formularzu komórki organizacyjnej przyjmującej zgłoszenia.
Skąd będę wiedzieć, że moje zgłoszenie dotarło do adresata?
Mamy obowiązek potwierdzenia przyjęcia Twojego zgłoszenia w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania, chyba, że nie podałaś/-eś danych kontaktowych, przy pomocy których moglibyśmy takie potwierdzenie przekazać.
Kiedy mogę się spodziewać informacji zwrotnej dotyczącej mojego zgłoszenia?
Mamy obowiązek przekazać Ci informację zwrotną w terminie nieprzekraczającym 3 miesięcy od dnia potwierdzenia przyjęcia Twojego zgłoszenia, chyba że nie podałaś/-eś nam swoich danych kontaktowych.
Jakie działania następcze zostaną podjęte w związku z moim zgłoszeniem?
W pierwszej kolejności dokonamy oceny czy przedmiot zgłoszenia dotyczy niezgodnych z prawem działań lub zaniechań wskazanych w ustawie o ochronie sygnalistów. Następnie dokonamy weryfikacji informacji ujętych w zgłoszeniu i przystąpimy do postępowania wyjaśniającego.
Opis podjętych działań następczych otrzymasz w informacji zwrotnej dotyczącej Twojego zgłoszenia, chyba że nie podałaś/-eś nam swoich danych kontaktowych.
Jestem w konflikcie z jedną z osób przyjmujących zgłoszenie. Boje się, że moje zgłoszenie nie zostanie przyjęte albo rozpatrzone w sposób obiektywny.
Dokonując zgłoszenia masz możliwość wyboru jednostki organizacyjnej spółki, która będzie jego adresatem (HR, Biuro Prawne lub Zespół Compliance). W ten sposób możesz mieć pewność, że Twoje zgłoszenie zostanie rozpatrzone w sposób bezstronny. Ponadto, zgłoszenia można dokonać anonimowo.
Czy dokonując zgłoszenia muszę w pierwszej kolejności przekazać je do spółki?
Nie, nie musisz. Możesz dokonać zgłoszenia tzw. zewnętrznego bezpośrednio do Rzecznika Praw Obywatelskich lub innych organów władzy publicznej, bez uprzedniego dokonania zgłoszenia do spółki.
Właściwymi organami władzy państwowej mogą być między innymi:
Niezależnie od powyższego, zachęcamy w pierwszej kolejności do zgłoszenia naruszeń prawa do spółki.
