Kim jesteśmy i czym się zajmujemy?
W związku z prowadzoną w ramach grupy kapitałowej Hoist Finance działalnością, polegającą na zarządzaniu wierzytelnościami, co obejmuje przede wszystkim dochodzenie należności finansowych, dla zachowania bezpieczeństwa danych osobowych oraz dla zapewnienia wysokiej jakości usług przyjęty został model współadministrowania danymi. Administratorzy danych zawarli umowę o współadministrowaniu danymi i wspólnie ustalają cele oraz sposoby przetwarzania danych osobowych. Zgodnie z art. 14 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych; dalej zwanego „RODO”), informujemy, że Współadministratorami Twoich danych osobowych są:
- Hoist I Niestandaryzowany Fundusz Inwestycyjny Zamknięty Wierzytelności z siedzibą we Wrocławiu, ul. Powstańców Śląskich 9, 53-332 Wrocław, wpisany do Rejestru Funduszy Inwestycyjnych prowadzonego przez Sąd Okręgowy w Warszawie, VII Wydział Cywilny, Rodzinny i Rejestrowy pod numerem RFI: 702; NIP: 1060003155; REGON: 122496067; zarządzany przez Hoist Towarzystwo Funduszy Inwestycyjnych S.A. z siedzibą we Wrocławiu, ul. Powstańców Śląskich 9, 53-332 Wrocław, wpisana do rejestru przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla Wrocławia-Fabrycznej we Wrocławiu, VI Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS: 0000937877; NIP: 8982271637; REGON: 520657306;
- Hoist II Niestandaryzowany Fundusz Inwestycyjny Zamknięty Wierzytelności z siedzibą we Wrocławiu, ul. Powstańców Śląskich 9, 53-332 Wrocław, wpisany do Rejestru Funduszy Inwestycyjnych prowadzonego przez Sąd Okręgowy w Warszawie, VII Wydział Cywilny, Rodzinny i Rejestrowy pod numerem RFI: 1617; NIP: 1070042180; REGON: 382366363; zarządzany przez Hoist Towarzystwo Funduszy Inwestycyjnych S.A. z siedzibą we Wrocławiu, ul. Powstańców Śląskich 9, 53-332 Wrocław, wpisana do rejestru przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla Wrocławia-Fabrycznej we Wrocławiu, VI Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS: 0000937877; NIP: 8982271637; REGON: 520657306;
- Hoist III Niestandaryzowany Fundusz Inwestycyjny Zamknięty Wierzytelności z siedzibą we Wrocławiu, ul. Powstańców Śląskich 9, 53-332 Wrocław, wpisany do Rejestru Funduszy inwestycyjnych prowadzonego przez Sąd Okręgowy w Warszawie, VII Wydział Cywilny, Rodzinny i Rejestrowy pod numerem: RFI 707; NIP: 1070022042; REGON: 146037010; zarządzany przez Hoist Towarzystwo Funduszy Inwestycyjnych S.A. z siedzibą we Wrocławiu, ul. Powstańców Śląskich 9, 53-332 Wrocław, wpisana do rejestru przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla Wrocławia-Fabrycznej we Wrocławiu, VI Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS: 0000937877; NIP: 8982271637; REGON: 520657306;
Na podstawie umowy o powierzeniu przetwarzania danych osobowych Współadministratorzy powierzyli przetwarzanie danych osobowych Hoist Polska spółka z o.o. z siedzibą we Wrocławiu, ul. Powstańców Śląskich 9, 53-332 Wrocław, KRS: 0000536257 NIP: 8942998698, która jest Podmiotem przetwarzającym (dalej: Spółka).
Należymy do grupy kapitałowej Hoist Finance AB (publ) ("Grupa Hoist").
Jakie informacje posiadamy, dlaczego je przetwarzamy i jak długo je przechowujemy?
Wykorzystujemy Państwa informacje wyłącznie do celów dochodzenia roszczeń i związanych z tym procesów. W niektórych przypadkach korzystamy z usług stron trzecich, które dochodzą roszczeń w naszym imieniu.
Niniejsza Informacja o ochronie prywatności przedstawia różne czynności przetwarzania, które jako Administrator wykonujemy w odniesieniu do Państwa danych osobowych w ramach naszej działalności.
Czynności przetwarzania w naszej działalności
I Aby realizować powyższe cele oraz działać w sposób właściwy i uczciwy, przetwarzamy następujące rodzaje informacji, zawsze pod ścisłą kontrolą, taką jak szyfrowanie, wewnętrzne prawa dostępu oraz regularne audyty w celu zapewnienia bezpieczeństwa informacji.
Rodzaj informacji |
Powód przetwarzania |
Podstawa prawna przetwarzania danych |
Jak długo przechowujemy informacje |
|
Informacje kontaktowe i dotyczące konta, takie jak imię i nazwisko, adres, data urodzenia, PESEL oraz szczegóły dotyczące wcześniejszej komunikacji z nami, na przykład zapisy i nagrania rozmów telefonicznych, wiadomości e-mail i listów. |
Aby móc się z Państwem skontaktować, prowadzić zapisy wszelkich wcześniejszych rozmów lub korespondencji oraz ogólnie zachować pełny i aktualny obraz Państwa sytuacji i Państwa kontaktów z nami. Jest to niezbędne do prowadzenia sprawy w sposób sprawiedliwy i w Państwa najlepszym interesie. |
Podstawą prawną do przetwarzania tych informacji jest pierwotna umowa pożyczkowa, na mocy której fundusze nabyły roszczenie i wyznaczyły nas jako podmiot zarządzający wierzytelnościami w ich imieniu.Po zaspokojeniu roszczenia będziemy przechowywać Państwa dane, aby spełnić wymogi odpowiednich przepisów, takich jak przeciwdziałanie praniu brudnych pieniędzy, wypełnić zobowiązania prawne wynikające z ustawy o rachunkowości, wymogów kapitałowych itp. |
Państwa dane osobowe będą przetwarzane do czasu zakończenia procesu dochodzenia roszczeń przez Administratorów, w szczególności do czasu spłaty, wyegzekwowania roszczenia lub uzyskania prawomocnego orzeczenia o bezzasadności roszczenia przysługującego Administratorom. W przypadku całkowitej spłaty lub wyegzekwowania roszczeń przez Administratorów, Państwa dane osobowe będą przechowywane przez okres przedawnienia ewentualnych roszczeń, zgodnie z przepisami Kodeksu Cywilnego określonymi w art. 118 k.c. tj. 6 lat. Roszczenia te mogą dotyczyć w szczególności takich przypadków jak zwrot nadpłat, zwrot nienależnych świadczeń, a także innych kwestii reklamacyjnych.Poupływie powyżej opisanych terminów przechowywania danych osobowych, Państwa dane osobowe będą usuwane. |
|
Informacje o płatnościach, takie jak numer konta bankowego, w celu przetwarzania płatności. |
Aby być w stanie przetwarzać płatności |
Ze względów rachunkowych i podatkowych, Twoje dane osobowe zawarte w dowodach księgowych mogą być przechowywane przez okres 5 lat liczonych od końca roku kalendarzowego, w którym powstał obowiązek podatkowy. W przypadkach związanych z koniecznością stosowania przepisów dotyczących przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu, Twoje dane osobowe mogą zostać przechowywane także przez okres 5 lat, licząc od pierwszego dnia roku następującego po roku kiedy dotycząca Ciebie transakcja została zarejestrowana. |
|
|
Informacje na temat postępowania sądowego, takie jak informacje o postępowaniu i jego wyniku oraz o kosztach postępowania. |
W ramach naszej strategii zarządzania wierzytelnościami możemy podjąć decyzję o wszczęciu postępowania sądowego przeciwko Państwu. Zostaną o tym Państwo powiadomieni przed podjęciem jakichkolwiek działań. Podejmujemy działania w celu posiadania aktualnych i istotnych informacji na temat postępowań, aby móc działać w jak najbardziej sprawiedliwy sposób. |
Państwa dane osobowe będą przetwarzane do czasu zakończenia procesu dochodzenia roszczeń przez Administratorów, w szczególności do czasu spłaty, wyegzekwowania roszczenia lub uzyskania prawomocnego orzeczenia o bezzasadności roszczenia przysługującego Administratorom.W przypadku całkowitej spłaty lub wyegzekwowania roszczeń przez Administratorów, Państwa dane osobowe będą przechowywane przez okres przedawnienia ewentualnych roszczeń, zgodnie z przepisami Kodeksu Cywilnego określonymi w art. 118 k.c. tj. 6 lat. |
|
|
Informacje o referencji kredytowej, takie jak adresy historyczne, dane wniosku kredytowego i informacje o ocenie kredytowej. |
Potrzebujemy tych informacji, aby pomóc w stworzeniu pełnego obrazu Twojej sytuacji, a także w celu poprawy dokładności informacji, które możemy już posiadać. |
Ze względów rachunkowych i podatkowych, Twoje dane osobowe zawarte w dowodach księgowych mogą być przechowywane przez okres 5 lat liczonych od końca roku kalendarzowego, w którym powstał obowiązek podatkowy. W przypadkach związanych z koniecznością stosowania przepisów dotyczących przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu, Twoje dane osobowe mogą zostać przechowywane także przez okres 5 lat, licząc od pierwszego dnia roku następującego po roku kiedy dotycząca Ciebie transakcja została zarejestrowana. |
|
|
Informacje wrażliwe, takie jak informacje dotyczące Twojego zdrowia lub innych czynników, które mogą mieć wpływ na Twoje kontakty z nami
|
Jesteśmy zobowiązani do zrozumienia sytuacji finansowej naszych klientów, tak abyśmy mogli zapewnić najbardziej odpowiednie i sprawiedliwe rozwiązania, zwłaszcza w przypadkach trudnej sytuacji. Dlatego też, w ramach czynności windykacyjnych, przetwarzanie informacji wrażliwych może mieć kluczowe znaczenie dla zapewnienia sprawiedliwego i właściwego traktowania klientów. |
Przetwarzamy Twoje dane osobowe wrażliwe na podstawie art. 9 ust. 1 lit. f RODO w zakresie niezbędnym do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.W pozostałych przypadkach przetwarzamy dane wrażliwe wyłącznie za Państwa zgodą. Mają Państwo prawo do wycofania tej zgody w dowolnym momencie. |
Państwa dane osobowe będą przetwarzane do czasu zakończenia procesu dochodzenia roszczeń przez Administratorów, w szczególności do czasu spłaty, wyegzekwowania roszczenia lub uzyskania prawomocnego orzeczenia o bezzasadności roszczenia przysługującego Administratorom. W przypadku całkowitej spłaty lub wyegzekwowania roszczeń przez Administratorów, Twoje dane osobowe będą przechowywane przez okres przedawnienia ewentualnych roszczeń, zgodnie z przepisami Kodeksu Cywilnego określonymi w art. 118 k.c. tj. 6 lat. |
|
Dane dotyczące roszczeń (saldo, daty roszczeń, umowy, tytuły oraz inne informacje związane z roszczeniem)Dane dotyczące umowy (informacje o poprzednim wierzycielu, rodzaj umowy (leasing, kredyt konsumencki, itp.),Informacje dotyczące płatności (zestawienie należności, przegląd konta, historia płatności / rezerwacji), Dane dotyczące konta, Dane ekonomiczne (dochód, dane dotyczące upadłości, pracodawca, zobowiązania alimentacyjne, wydatki, inne zobowiązania, zdolność kredytowa)Dane firmy (nazwa firmy, forma prawna) |
Aby móc się z Państwem skontaktować, prowadzić zapisy wszelkich wcześniejszych rozmów lub korespondencji, przeprowadzać ankiety wśród klientów, poprawiać komfort obsługi klienta i lepiej szkolić naszych pracowników oraz umożliwić nam utrzymywać pełny i aktualny obraz Państwa sytuacji i Państwa kontaktów z nami. Jest to konieczne, aby rozpatrywać Państwa sprawy sprawiedliwie i w Państwa najlepszym interesie. |
Prawnie uzasadniony interes i wykonanie umowy |
Państwa dane osobowe będą przetwarzane do czasu zakończenia procesu dochodzenia roszczeń przez Administratorów, w szczególności do czasu spłaty, wyegzekwowania roszczenia lub uzyskania prawomocnego orzeczenia o bezzasadności roszczenia przysługującego Administratorom. W przypadku całkowitej spłaty lub wyegzekwowania roszczeń przez Administratorów, Twoje dane osobowe będą przechowywane przez okres przedawnienia ewentualnych roszczeń, zgodnie z przepisami Kodeksu Cywilnego określonymi w art. 118 k.c. tj. 6 lat. |
Skąd czerpiemy informacje?
Informacje te otrzymujemy początkowo od poprzedniego wierzyciela w ramach sprzedaży wierzytelności.
Informacje otrzymujemy również bezpośrednio od Państwa, na przykład podczas rozmowy
z jednym z naszych pracowników lub po wysłaniu do nas listu, wiadomości e-mail lub SMS-a z nowym adresem, danymi dotyczącymi płatności lub innymi informacjami.
Wreszcie, możemy również uzyskać informacje od osób trzecich w celu zwiększenia dokładności posiadanych przez nas informacji i/lub lepszego zrozumienia Państwa sytuacji. Te strony trzecie to agencje informacji kredytowej, publiczne rejestry rządowe i inne organizacje, które świadczą usługi w celu poprawy jakości danych, które posiadamy na Państwa temat.
Możemy również przechowywać zapisy dotyczące Państwa dostępu do naszej strony internetowej i korzystania z niej, aby poprawić Państwa obsługę. Więcej informacji na ten temat można znaleźć na stronie poświęconej plikom cookie.
Ujawnianie informacji o Państwu
Nie ujawniamy Państwa danych z wyjątkiem niżej wymienionych, ograniczonych okoliczności:
Możemy udostępniać Państwa dane osobowe w ramach grupy kapitałowej Hoist Finance, do której należymy. Na przykład, nasza infrastruktura IT jest zarządzana na poziomie grupy. Pomaga to utrzymać nasze systemy operacyjne, co pozwala nam świadczyć Państwu najlepsze usługi, jakie tylko możemy. Wszelkie udostępnianie danych podlega wymogom ustawowym, umownym, wymogom bezpieczeństwa i prywatności.
Możemy również udostępniać Państwa dane osobowe starannie sprawdzonym organizacjom, które muszą spełniać nasze surowe wymogi w zakresie bezpieczeństwa i prywatności oraz postępować zgodnie z naszymi wytycznymi, w następujących celach:
Nie ujawniamy Państwa danych z wyjątkiem następujących, ograniczonych okoliczności:
- Aby pomóc nam w zarządzaniu Twoim kontem i/lub utrzymaniu poprawności informacji, które posiadamy na Twój temat.
- Aby zapewnić nam specjalistyczne usługi w celu prowadzenia naszej działalności.
- Przeprowadzaniu badań satysfakcji klienta przy wsparciu dostawcy usług ankietowych.
Wreszcie, możemy również ujawnić dane osobowe użytkownika stronom trzecim:
- W przypadku sprzedaży lub zakupu przez nas jakiejkolwiek firmy lub aktywów, w którym to przypadku możemy ujawnić Państwa dane osobowe potencjalnemu sprzedawcy lub nabywcy takiej firmy lub aktywów.
- Jeśli jesteśmy zobowiązani do ujawnienia lub udostępnienia danych osobowych w celu spełnienia obowiązku prawnego lub w celu ochrony naszych praw, własności lub bezpieczeństwa. Obejmuje to wymianę informacji z innymi firmami i organizacjami w celu ochrony przed oszustwami i zmniejszenia ryzyka kredytowego lub z władzami w celu raportowania podatkowego lub przeciwdziałania praniu brudnych pieniędzy.
Państwa dane będą przechowywane na terenie UE/EOG lub w krajach uznanych przez Komisję Europejską za kraje o odpowiednim poziomie ochrony; jedynie tymczasowo i w ograniczonych celach dane mogą być przekazywane do innych krajów. Dotyczy to w szczególności sytuacji, w których potrzebujemy całodobowego wsparcia technicznego w celu utrzymania naszej infrastruktury IT, a zespoły wsparcia naszych dostawców usług znajdują się poza UE/EOG.
We wszystkich przypadkach stosujemy jednak zabezpieczenia techniczne, organizacyjne i umowne w celu zachowania bezpieczeństwa informacji i zapewnienia odpowiedniego poziomu ochrony. Zgodnie z umową, przekazywanie danych poza UE/EOG do krajów, w których Komisja Europejska nie wydała decyzji stwierdzającej odpowiedni poziom ochrony, będzie oparte na standardowych klauzulach ochrony danych przyjętych przez Komisję Europejską, których kopię można uzyskać kontaktując się z nami. W przypadku przekazywania danych do USA i innych państw trzecich opieramy się wyłącznie na standardowych klauzulach umownych (SCC).
Czynności przetwarzania w naszym portalu online Self Service Online
Aby zapewnić naszym klientom jak najlepszy wgląd w ich sytuację oraz łatwe zarządzanie zleceniami płatniczymi, planami ratalnymi i indywidualnymi spłatami, oferujemy nasz własny internetowy portal klienta.
Aby móc korzystać z funkcji portalu klienta online, konieczne jest założenie indywidualnego konta użytkownika.
W celu zachowania poufności wymagana jest odpowiednia weryfikacja danych osobowych użytych do założenia konta użytkownika. Odbywa się to w dwóch zasadniczych krokach, o których chcielibyśmy Państwa poniżej poinformować.
Weryfikacja Państwa jako klienta
Jeśli zdecydujesz się zarejestrować indywidualne konto użytkownika w celu korzystania z portalu klienta, poprosimy Cię najpierw o zweryfikowanie czy jesteś naszym klientem. W celu weryfikacji i rejestracji konta będziemy musieli pobrać od Ciebie pewne dane osobowe. Podane przez Państwa informacje zostaną porównane z naszą bazą danych wyłącznie w celu weryfikacji Państwa uprawnień do korzystania z portalu oraz w celu przekazania Państwu danych uwierzytelniających umożliwiających zalogowanie się na Państwa konto.
Stwórz swój login (zaloguj się za pomocą mediów społecznościowych lub konta e-mail)
Jeśli pierwszy krok został wykonany pomyślnie, przejdziesz do drugiego kroku, w którym musisz utworzyć login, aby zarejestrować się w naszym portalu online. Oprócz zwykłego procesu rejestracji poprzez wpisanie ważnego adresu e-mail, masz możliwość ustawienia logowania społecznościowego poprzez wybranego dostawcę mediów społecznościowych.
Daje to Państwu możliwość zalogowania się w przyszłości do portalu klienta online po prostu poprzez wprowadzenie danych użytkownika preferowanego konta w mediach społecznościowych połączonego z naszym portalem (np. Facebook, Linkedin, Google itp.).
Jeśli zdecydujesz się na utworzenie loginu mediów społecznościowych, po wybraniu konta mediów społecznościowych, które ma zostać połączone, zostaniesz przekierowany na stronę logowania poprzez kliknięcie na logo odpowiedniego dostawcy, gdzie możesz się zweryfikować, jak zwykle wprowadzając swoje dane logowania.
Jeśli chcesz korzystać tylko z preferowanego konta e-mail, wpisz w przeznaczonym do tego celu polu wprowadzania danych swój adres e-mail i hasło, które chcesz wykorzystać do zalogowania się w naszym portalu klienta online.
Następnie otrzymasz e-mail weryfikacyjny, który musisz najpierw potwierdzić. W tym celu wystarczy kliknąć na link weryfikacyjny.
Przegląd kategorii danych przetwarzanych w procesie rejestracji
W celu prawidłowej realizacji wyżej wymienionych celów, przetwarzane będą następujące kategorie danych osobowych:
| Rodzaj informacji | Powód przetwarzania | Podstawa prawna przetwarzania danych | Jak długo przechowujemy informacje |
| Twoje nazwisko, data urodzenia i numer referencyjny, adres e-mail/numer telefonu | Aby zweryfikować, że jesteś naszym klientem i jesteś upoważniony do korzystania z portalu | Wykonanie umowy | Do czasu zakończenia weryfikacji |
| Dane uwierzytelniające użytkownika i dane komunikacyjne, takie jak nazwa użytkownika i hasło, adres e-mail, Hub IP, Auth0 ID, dostawca mediów społecznościowych (np. Facebook), logi użytkownika (data rejestracji, data dostępu) | Aby móc zapewnić Ci możliwość weryfikacji poprzez ustanowienie własnej nazwy użytkownika i hasła lub poprzez wykorzystanie Twojego konta na Facebooku, LinkedIn, Microsoft, Google lub innego konta w mediach społecznościowych | Wykonanie umowy | Do czasu zamknięcia konta |
| Dane techniczne, takie jak system operacyjny (wersja), typ (wersja) przeglądarki, ustawienia językowe | Aby móc zapewnić Ci dostęp do naszego portalu. | Wykonanie umowy | Do czasu zamknięcia konta |
Przegląd kategorii danych przetwarzanych przez nas w ramach działań windykacyjnych
Niektóre z Państwa danych osobowych będą przetwarzane w ramach naszych regularnych działań windykacyjnych. Następujące dane osobowe będą przetwarzane w celu skontaktowania się z Tobą w sprawie Twojego zadłużenia:
| Rodzaj informacji | Powód przetwarzania | Podstawa prawna przetwarzania danych | Jak długo przechowujemy informacje |
| Twój adres e-mail i numer telefonu | W celu skontaktowania się z Tobą w sprawie Twojego zadłużenia |
art. 6 ust. 1 lit. b) GDPRart. 6 ust. 1 lit. f) GDPR | Twoje dane osobowe będą przetwarzane do czasu zakończenia procesu dochodzenia roszczeń przez Administratorów, w szczególności do czasu spłaty, wyegzekwowania roszczenia lub uzyskania prawomocnego orzeczenia o bezzasadności roszczenia przysługującego Administratorom. W przypadku całkowitej spłaty lub wyegzekwowania roszczeń przez Administratorów, Twoje dane osobowe będą przechowywane przez okres przedawnienia ewentualnych roszczeń, zgodnie z przepisami Kodeksu Cywilnego określonymi w art. 118 k.c. tj. 6 lat. Roszczenia te mogą dotyczyć w szczególności takich przypadków jak zwrot nadpłat, zwrot nienależnych świadczeń, a także innych kwestii reklamacyjnych. |
Przegląd kategorii danych przetwarzanych podczas korzystania z portalu
W naszym portalu masz możliwość ustalenia planu spłat oraz dokonania płatności. Jeśli zdecydują się Państwo na skorzystanie z tych usług, konieczne będzie przetwarzanie Państwa danych osobowych. Następujące kategorie danych będą przetwarzane, jeśli korzystasz z usług w portalu:
| Rodzaj informacji | Powód przetwarzania | Podstawa prawna przetwarzania danych | Jak długo przechowujemy informacje |
| Dane kontaktowe, informacje o zadłużeniu i transakcjach, takie jak imię i nazwisko, numer referencyjny zadłużenia, numer telefonu, adres e-mail, adres, IP, wiek, płeć, historia płatności (data płatności, rodzaj transakcji, zadłużenie przeterminowane, dochód do dyspozycji, kwota płatności itp.) | Dla celów zarządzania długiem. Aby móc zapewnić Państwu podgląd zadłużenia i zapewnić Państwu możliwość stworzenia i zarządzania swoim planem spłaty. | Wykonanie umowy, obowiązek prawny, prawnie uzasadniony interes | Tak długo, jak konto nie zostanie usunięte lub zamknięte |
| Dane kontaktowe, informacje o płatnościach i informacje finansowe, takie jak numer konta bankowego, informacje o karcie kredytowej (numer karty, CVC/CVV, data ważności i nazwisko posiadacza karty) | Aby autoryzować płatności z Twojego banku lub dostawcy usług płatniczych. | Wykonanie umowy, obowiązek prawny | Tak długo, jak konto nie zostanie usunięte lub zamknięte |
Skąd czerpiemy informacje?
Informacje przetwarzane celu umożliwienia użytkownikowi dostępu do portalu online oraz korzystania z usług portalu są z reguły przekazywane nam przez użytkownika w ramach procesu rejestracji lub podczas wprowadzania informacji do portalu online.
Ujawnianie informacji
Nie ujawniamy Państwa danych z wyjątkiem następujących, ograniczonych okoliczności:
Możemy udostępniać Państwa dane osobowe w ramach grupy kapitałowej Hoist Finance do której należymy. Na przykład, nasza infrastruktura IT jest zarządzana na poziomie grupy. Pomaga to utrzymać nasze systemy operacyjne i bezpieczne, co pozwala nam świadczyć Państwu najlepsze usługi, jakie tylko możemy. Wszelkie udostępnianie danych podlega wymogom bezpieczeństwa i prywatności.
Udostępniamy również dane osobowe użytkownika starannie sprawdzonym organizacjom w następujących celach:
- Z dostawcą usług w zakresie rozwiązań uwierzytelniających, aby umożliwić Państwu uwierzytelnienie się i dostęp do portalu
Wyżej wymieniony usługodawca jest zobowiązany standardowymi klauzulami umownymi wydanymi przez Komisję Europejską i uzgodnionymi z nami do zapewnienia za pomocą środków technicznych i organizacyjnych, że przetwarzanie danych osobowych prowadzone w celu realizacji usługi (uwierzytelnianie użytkowników portalu) jest zgodne z europejskim prawem ochrony danych, w szczególności z ogólnym rozporządzeniem o ochronie danych (RODO).
Z bankiem oraz operatorem usług płatniczych.
Czynności przetwarzania w zakresie rekuratcji do pracy
W przypadku ubiegania się o pracę w Hoist Polska sp. z o.o. lub innej spółce z Grupy Hoist, zarówno bezpośrednio poprzez naszą stronę internetową, jak i za pośrednictwem zewnętrznych agencji rekrutacyjnych, jesteśmy zobowiązani do przetwarzania Państwa danych osobowych. Celem przetwarzania Państwa danych osobowych jest administrowanie otrzymanymi aplikacjami o pracę oraz wybór odpowiednich kandydatów na wolne stanowiska pracy w Hoist Polska sp. z o.o. lub innej spółce z Grupy Hoist.
W celu prawidłowej realizacji wyżej wymienionych celów, przetwarzane będą następujące kategorie danych osobowych:
| Rodzaj informacji | Powód przetwarzania | Podstawa prawna przetwarzania danych | Jak długo przechowujemy informacje |
| Dane kontaktowe, takie jak imię i nazwisko, tytuł, adres, numer telefonu, adres e-mail, dane kontaktowe do referentówDane z CV, takie jak historia zatrudnienia, data urodzenia, płeć, kwalifikacje, narodowość, zawód, osiągnięcia edukacyjne, dyplomy, języki, umiejętności, numer identyfikacyjny, list motywacyjny. | Zarządzanie otrzymanymi aplikacjami o pracę i wybór odpowiednich kandydatów na wolne stanowiska w Hoist Finance | Obowiązek prawny | Dane osobowe będą przetwarzane przez okres 12 miesięcy od dnia otrzymania przez Administratora Twoich dokumentów aplikacyjnych. W przypadku, gdy zgoda na przetwarzanie danych osobowych została wyrażona także na przyszłe rekrutacje, Twoje dane będą przetwarzane przez okres ich trwania, jednak nie dłużej niż przez okres 2 lat od dnia otrzymania przez Administratora Twoich dokumentów aplikacyjnych lub do czasu cofnięcia zgody na przyszłe rekrutacje |
| Dane osób, które Cię polecają | Aby upewnić się, że kandydat do pracy jest odpowiedni na aplikowane stanowisko | Wykonanie umowy | Dane osobowe będą przetwarzane przez okres 12 miesięcy od dnia otrzymania przez Administratora Twoich dokumentów aplikacyjnych. W przypadku, gdy zgoda na przetwarzanie danych osobowych została wyrażona także na przyszłe rekrutacje, Twoje dane będą przetwarzane przez okres ich trwania, jednak nie dłużej niż przez okres 2 lat od dnia otrzymania przez Administratora Twoich dokumentów aplikacyjnych lub do czasu cofnięcia zgody na przyszłe rekrutacje |
| Weryfikacja danych, takich jak krajowy numer identyfikacyjny, weryfikacja życiorysu, informacje podatkowe i wyszukiwanie w Internecie, informacje kredytowe, informacje z organu egzekucyjnego, a także informacje o postępowaniu cywilnym i dopłaty podatkowe | Aby upewnić się, że kandydat do pracy jest odpowiedni na aplikowane stanowisko | Wykonanie umowy, obowiązek prawny | 8. Dane osobowe będą przetwarzane przez okres niezbędny do realizacji celów określonych w pkt 3,a po tym czasie:a. 10/50 lat w przypadku akt osobowych pracownika;b. 50 lat w przypadku dokumentacji płatniczej;c. 10 lat w przypadku dokumentacji powypadkowej;d. 5 lat w przypadku deklaracji dotyczących podatku dochodowego (PIT) licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku;e. 5 lat w przypadku oświadczeń o niekaralności zbieranych w celu umożliwienia podmiotowi sektora finansowego prowadzenia polityki zatrudnienia pozwalającej na zmniejszenie ryzyk od dnia uzyskania danych;f. 3 lat w przypadku innej dokumentacji pracowniczej;g. 6 lat w przypadku zawarcia umowy w imieniu lub na rzecz Administratora;h. 6 miesięcy w przypadku danych osobowych zebranych na podstawie Twojej zgody (lub do momentu jej odwołania). |
W jaki sposób wykorzystujemy wrażliwe dane osobowe
Będziemy wykorzystywać Państwa wrażliwe dane osobowe tylko w zakresie dozwolonym przez prawo:
- Będziemy wykorzystywać dane o Państwa statusie niepełnosprawności, aby wprowadzić odpowiednie rozwiązania podczas procesu rekrutacji.
- Będziemy wykorzystywać dane dotyczące Twojej narodowości lub pochodzenia etnicznego, aby ocenić, czy pozwolenie na pracę i wiza będą niezbędne do objęcia danego stanowiska.
Skąd czerpiemy informacje?
Gromadzimy dane osobowe kandydatów z następujących źródeł:
- Ciebie, kandydata.
- Osoby które Cię polecają i rekomendują, od których zbieramy następujące kategorie danych: imię i nazwisko, okresy poprzedniego zatrudnienia, wyniki pracy podczas poprzedniego zatrudnienia
- Z publicznie dostępnych źródeł, takich jak LinkedIn itp., gdzie zbieramy Twoje imię i nazwisko, e-mail, historię pracy i inne dane zawarte w Twoim profilu
- Od stron trzecich (takich jak agencje rekrutacyjne), które przedstawiły nam Ciebie lub u których bezpośrednio ubiegałeś się o stanowisko w naszej firmie na ich stronie internetowej. Te strony trzecie są administratorami danych dla danych, które zbierają i przetwarzają dla własnych celów. Więcej informacji o tym, w jaki sposób przetwarzają one Państwa dane osobowe, można znaleźć w odpowiednich informacjach o ochronie prywatności na ich stronach internetowych.
- Od osób trzecich (takich jak firmy zajmujące się wstępnym badaniem kandydatów do pracy), które przeprowadzają kontrolę kandydatów w etapie procesu rekrutacji.
Ujawnianie informacji
Twoje dane osobowe udostępniamy wyłącznie w ramach grupy Hoist, w tym spółek zależnych i oddziałów.
Wszyscy nasi zewnętrzni dostawcy usług i inne podmioty w grupie są zobowiązani do podjęcia odpowiednich środków bezpieczeństwa w celu ochrony danych osobowych zgodnie z prawem ochrony danych, a przetwarzanie danych jest ograniczone do obszaru UE/EOG. Zgodnie z umową, jeżeli w przyszłości dojdzie do przekazania danych poza obszar UE/EOG lub do krajów, w których Komisja Europejska nie wydała decyzji stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony, będzie się to odbywać na podstawie standardowych klauzul ochrony danych przyjętych przez Komisję Europejską.
Ochrona danych
Wdrożyliśmy odpowiednie środki bezpieczeństwa, aby zapobiec przypadkowej utracie, wykorzystaniu lub dostępowi do danych osobowych w nieuprawniony sposób, ich zmianie lub ujawnieniu. Ponadto ograniczamy dostęp do Państwa danych osobowych.
Wdrożyliśmy procedury postępowania w przypadku podejrzenia naruszenia bezpieczeństwa danych i powiadomimy Państwa oraz wszelkie odpowiednie organy o naruszeniu, jeśli będziemy do tego prawnie zobowiązani.
Państwa prawo do ochrony danych
Prawo do dostępu: Mają Państwo prawo zażądać kopii informacji, które przechowujemy na Państwa temat. Jeśli chcą Państwo uzyskać kopię niektórych lub wszystkich swoich danych osobowych, to prosimy o kontakt z nami. Odpowiemy na Państwa prośbę w ciągu jednego miesiąca.
Prawo do sprostowania: Chcemy mieć pewność, że Państwa dane osobowe są dokładne i aktualne. Mogą nas Państwo poprosić o poprawienie lub usunięcie informacji, które uważają Państwo za niedokładne. Możemy poprosić o przedstawienie dowodu w celu weryfikacji żądania.
Prawo do ograniczenia przetwarzania: Jeśli uważasz, że przechowywane przez nas dane osobowe są niedokładne, niezgodne z prawem lub że nie mamy uzasadnionego interesu w ich przetwarzaniu, możesz zażądać, abyśmy ograniczyli wszelkie przetwarzanie do czasu naprawienia tego stanu rzeczy.
Prawo do sprzeciwu wobec przetwarzania: Jeżeli Państwa szczególna sytuacja zasługuje na to, abyśmy nie przetwarzali już Państwa informacji w celu wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym lub w oparciu o nasz uzasadniony interes, mają Państwo prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania.
Prawo do przenoszenia danych: Prawo to umożliwia Państwu otrzymanie w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie oraz ponowne wykorzystanie informacji, które nam Państwo dostarczyli, do własnych celów i przekazanie ich bezpośrednio do różnych serwisów.
Prawa związane ze zautomatyzowanym podejmowaniem decyzji i profilowaniem: Mają Państwo prawo do zabezpieczeń przed ryzykiem podjęcia potencjalnie szkodliwych decyzji bez interwencji człowieka. Prawo to ma zastosowanie w przypadku, gdy decyzja opiera się wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu i wywołuje skutek prawny lub podobny znaczący skutek. W takim przypadku musimy zapewnić Państwu możliwość uzyskania interwencji człowieka, wyrażenia swojego punktu widzenia oraz możliwość jego zakwestionowania. Wyjaśnimy również przyczyny stojącą za tą decyzją.
Profilowanie jest definiowane jako dowolna forma zautomatyzowanego przetwarzania danych mająca na celu ocenę pewnych aspektów osobistych osoby fizycznej w celu analizy lub przewidywania aspektów jej osobistych okoliczności, zachowań lub zdolności. Przetwarzanie musi być uczciwe i przejrzyste, wykorzystywać odpowiednie procedury matematyczne lub statystyczne, stosować odpowiednie środki kontroli w celu zminimalizowania niedokładności i zabezpieczenia danych osobowych.
Nie stosujemy żadnego takiego zautomatyzowanego podejmowania decyzji indywidualnych.
Prawo do usunięcia danych ("prawo do bycia zapomnianym"): Możesz poprosić nas o usunięcie informacji, które przechowujemy na Twój temat, jeśli nie są one już potrzebne do celów, dla których zostały zebrane; jeśli wycofasz wszelkie zgody, których udzieliłeś na ich przetwarzanie; jeśli sprzeciwiasz się ich przetwarzaniu przez nas (patrz wyżej); lub jeśli nasze przetwarzanie jest niezgodne z prawem. Należy jednak pamiętać, że podlegamy również pewnym zobowiązaniom prawnym, które uniemożliwiają nam natychmiastowe usunięcie wszystkich Państwa informacji. Na przykład, jesteśmy prawnie zobowiązani do przechowywania pewnych danych dla celów przeciwdziałania praniu brudnych pieniędzy przez co najmniej pięć lat. Jednak wszelkie dane, których nie możemy usunąć, zostaną zablokowane, a gdy nie będziemy już zobowiązani do ich przechowywania, zostaną usunięte.
Prawo do wniesienia skargi: Przysługuje Państwu prawo do wniesienia skargi do organu właściwego do spraw ochrony danych osobowych na terytorium Polski, czyli do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych: https://uodo.gov.pl/
Zmiany w niniejszej Informacji o ochronie prywatności
Regularnie sprawdzamy niniejszą Informację o ochronie prywatności. Będziemy informować o wszelkich istotnych aktualizacjach i wszelkich zmianach, które Państwa dotyczą z dwutygodniowym wyprzedzeniem.
Niewielkie zmiany w Powiadomieniu o prywatności, takie jak uczynienie go bardziej przejrzystym, będą wprowadzane bez bezpośredniego powiadamiania Państwa.
Niniejsza polityka prywatności została ostatnio zaktualizowana: 07.08.2024
Jak się z nami skontaktować
Prosimy o kontakt z nami, jeśli masz jakiekolwiek obawy, skargi lub pytania dotyczące naszej polityki prywatności lub informacji, które przechowujemy na Twój temat lub podstawy, na której przetwarzamy takie informacje:
Listownie: ul. Powstańców Śląskich 9, 53-332 Wrocław
E-mail: ochronadanych@hoistfinance.com
